eAU-Abruf gestört: Wie Betriebe Ausfallzeiten und Fehlermeldungen rechtssicher lösen

Wenn die digitale Krankmeldung im Betriebsalltag hängen bleibt

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ist seit dem 1. Januar 2023 das reguläre Verfahren für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte. Der gelbe Schein für den Arbeitgeber wurde grundsätzlich durch den elektronischen Abruf bei der Krankenkasse ersetzt. In der Praxis bedeutet die Digitalisierung jedoch nicht, dass jede Krankmeldung sofort und fehlerfrei in der Entgeltabrechnung sichtbar ist. Zwischen Arztpraxis, Telematikinfrastruktur, KIM-Dienst, Krankenkasse und Abrechnungssoftware können Übermittlungsverzögerungen oder formale Abweichungen entstehen.

Für Personalabteilungen ist entscheidend, technische Störungen und Pflichtverletzungen sauber auseinanderzuhalten. Beschäftigte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich mitteilen. Die medizinischen Daten selbst ruft der Arbeitgeber grundsätzlich bei der Krankenkasse ab. Anders als bei formalisierten Nachweisverfahren im Ausland, etwa den offiziellen FMLA: Forms in den USA, verlangt das deutsche eAU-Verfahren deshalb vor allem eine datenbasierte Fehlerdiagnose. Dieser Leitfaden zeigt, wie Betriebe bei Fehlermeldungen stufenweise vorgehen, Fristen dokumentieren und Risiken bei der Entgeltfortzahlung begrenzen.

• Die Krankmeldung des Beschäftigten bleibt unabhängig vom eAU-Abruf erforderlich.
• Ein fehlgeschlagener Abruf ist zunächst ein Klärungsfall, kein automatischer Beleg für eine Pflichtverletzung.
• Jeder Abruf, jede Fehlermeldung und jeder Kontakt sollte nachvollziehbar dokumentiert werden.

Ursachenforschung im System und die typischen Fehlercodes der Kassen

Die eAU entsteht in der Arztpraxis. Dort wird die Arbeitsunfähigkeit im Praxisverwaltungssystem erfasst, elektronisch signiert und über die Telematikinfrastruktur sowie den sicheren KIM-Dienst an die zuständige Krankenkasse übertragen. Dafür müssen unter anderem der TI-Zugang, ein geeigneter Konnektor, ein KIM-Postfach, ein elektronischer Heilberufsausweis und eine aktuelle Praxissoftware funktionieren. Bei Hausbesuchen kann die Übermittlung nachgeholt werden, grundsätzlich bis zum Ende des folgenden Arbeitstags.

Auf Arbeitgeberseite wird die Bescheinigung nicht bei der Arztpraxis angefordert, sondern bei der Krankenkasse abgerufen. Der Abruf ist erst sinnvoll, wenn die Beschäftigten die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen mussten und die Praxis ausreichend Zeit für die Übermittlung hatte. Ein Fehlerhinweis wie „eAU liegt nicht vor“ kann daher bedeuten, dass die Praxis noch nicht übertragen hat, dass die Krankenkasse die Daten noch nicht verarbeitet hat oder dass die Anfrage zu früh gestellt wurde. Auch abweichende Zeiträume, eine falsche Versicherungsnummer oder ein nicht aktueller Krankenkassenbestand führen zu Problemen.

Fehlermeldung oder Abweichung	Mögliche Ursache	Sofortige Handlung
„eAU liegt nicht vor“	Übermittlung durch die Praxis steht noch aus oder der Abruf erfolgte zu früh	Erst die Daten und den Zeitpunkt prüfen, anschließend die vorgesehene Wartezeit beachten und den Abruf kontrolliert wiederholen
Zeitraum stimmt nicht mit der Meldung überein	Verlängerung, Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung wurde unterschiedlich erfasst	Beschäftigten nach dem gemeldeten Zeitraum fragen und die Krankenkasse bei fortbestehender Abweichung kontaktieren
Versichertennummer oder Krankenkasse unzutreffend	Stammdatenfehler, Kassenwechsel oder veraltete Abrechnungsdaten	Stammdaten gegen die aktuelle Versicherungsinformation prüfen und erst danach erneut abrufen
Technischer Übermittlungsfehler	Störung in Praxissoftware, KIM-Dienst, TI oder Kommunikationsserver	Fehler protokollieren, keine unkontrollierten Serienabfragen auslösen und den Papierausdruck als Rückfalllösung anfordern

Die Abruffristen sind praktisch bedeutsam. Nach den Informationen der Arbeitgeberverbände soll die eAU grundsätzlich am Tag nach der ärztlichen Feststellung abrufbar sein, sofern die Krankenkasse die Daten erhalten hat. Ein sofortiger zweiter Abruf führt nicht automatisch zu einer schnelleren Bereitstellung und kann die Fehlersuche erschweren. Für die Praxis heißt das: Zeitstempel, Rückmeldeschlüssel und die verwendeten Arbeitnehmerdaten müssen gespeichert werden. Bei wiederholten Fehlern ist ein Clearing-Kontakt mit der Krankenkasse sinnvoll, bevor der Abrechnungslauf erreicht ist.

Der strukturierte Eskalationspfad für die Entgeltabrechnung Schritt für Schritt

Ein einheitlicher Eskalationspfad verhindert, dass einzelne Sachbearbeiter unterschiedlich reagieren. Das Ziel ist nicht, jede technische Störung sofort abschließend zu erklären. Entscheidend ist vielmehr, den Sachverhalt so zu sichern, dass die Entgeltabrechnung, die Führungskraft und gegebenenfalls eine spätere Prüfung auf dieselben nachvollziehbaren Informationen zurückgreifen können.

1. Systemische Vorprüfung: Zuerst werden die Abrechnungssoftware, die Verbindung zum Kommunikationsserver und die Verarbeitung der Rückmeldung geprüft. Zusätzlich sind Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Krankenkasse und Beginn der Arbeitsunfähigkeit abzugleichen. Ein Kassenwechsel oder ein Zahlendreher kann eine technische Fehlermeldung auslösen, obwohl die eAU ordnungsgemäß erstellt wurde.
2. Wartefrist beachten: Ein zu früher Abruf ist eine häufige Ursache für die Rückmeldung, dass keine eAU vorliegt. Nach der ärztlichen Feststellung sollte die Verarbeitung abgewartet werden. Danach ist ein gezielter weiterer Abruf vertretbar. Mehrfache Abfragen im kurzen Abstand schaffen dagegen weder Rechtssicherheit noch eine belastbare neue Information.
3. Beschäftigte kontaktieren: Die betroffene Person sollte sachlich über die fehlende Rückmeldung informiert werden. Für den Versicherten wird bei technischen Problemen regelmäßig ein Papierausdruck erstellt. Dieser Ausdruck ist kein Ersatz für die normale eAU-Kette in jedem Fall, kann aber als Notbeleg dienen und die weitere Klärung ermöglichen. Wichtig ist, nicht die Diagnose anzufordern, sondern nur die für die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer erforderlichen Angaben.
4. Krankenkasse einschalten: Bleibt die Rückmeldung aus oder passen die Daten nicht zusammen, sollte die zuständige Krankenkasse vor dem Abrechnungslauf kontaktiert werden. Zu übermitteln sind nur die notwendigen Angaben, insbesondere Beschäftigtendaten, Zeitraum, Abrufzeitpunkte und Fehlermeldung. Die Krankenkasse kann prüfen, ob eine eAU eingegangen ist, ob die Anfrage korrekt adressiert wurde oder ob eine Nachreichung erforderlich ist.

Der Papierausdruck für die versicherte Person sollte nicht automatisch als Beweis für ein Fehlverhalten des Beschäftigten bewertet werden. Die Ursache kann in der Praxisübermittlung, in einer Störung der TI oder in der Verarbeitung bei der Krankenkasse liegen. Erst wenn die Kommunikation mit dem Beschäftigten und die technische Klärung keine Erklärung ergeben, stellt sich die arbeitsrechtliche Frage nach einer fehlenden Mitwirkung.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Ausnahmefälle. Privat Versicherte, im Ausland ausgestellte Bescheinigungen, Erkrankungen eines Kindes und bestimmte nicht am regulären Verfahren teilnehmende Konstellationen laufen nicht zwingend über den normalen eAU-Abruf. Auch bei einem Krankenhausaufenthalt gelten eigene Übermittlungswege. Eine pauschale Fehlermeldung darf deshalb nicht mit dem Ergebnis gleichgesetzt werden, dass keine Arbeitsunfähigkeit besteht.

Mitteilungspflichten und arbeitsrechtliche Sanktionen bei fehlender Vorlage

Die wichtigste rechtliche Trennlinie lautet: Die eAU ersetzt grundsätzlich die Vorlagepflicht gegenüber dem Arbeitgeber, nicht aber die unverzügliche Krankmeldung. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz muss der Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Diese Information benötigt der Betrieb unabhängig davon, ob der elektronische Abruf später funktioniert. Wer nur zum Arzt geht, aber den Arbeitgeber nicht informiert, erfüllt die Mitteilungspflicht nicht automatisch.

Das Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers knüpft an die gesetzlichen Voraussetzungen und die konkrete Pflichtverletzung an. Wird die Arbeitsunfähigkeit nicht rechtzeitig mitgeteilt oder die ärztliche Feststellung trotz berechtigter Aufforderung nicht veranlasst, kann die Entgeltfortzahlung vorübergehend zurückbehalten werden, bis die erforderliche Mitwirkung erfolgt. Eine technische Verzögerung, die weder vom Beschäftigten noch vom Arbeitgeber verursacht wurde, rechtfertigt dagegen nicht ohne Weiteres einen Gehaltseinbehalt. Zwischen einer verspäteten Arztübermittlung und einer schuldhaften Verletzung der Meldepflicht muss sorgfältig unterschieden werden.

Die arbeitsrechtliche Reaktion sollte abgestuft erfolgen. Eine erste Nachfrage klärt häufig, ob die Krankmeldung eingegangen ist, ob ein Kassenwechsel vorliegt oder ob die Praxis einen Papierausdruck erstellt hat. Erst bei einer nachweisbaren Pflichtverletzung kommen eine formelle Rüge oder Abmahnung in Betracht. In anderen Rechtsordnungen liegt der Schwerpunkt teils auf dem Erhalt bestimmter Nachweise, etwa beim amerikanischen Sick time. Im deutschen Recht bleibt dagegen die unverzügliche Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit ein zentraler Anknüpfungspunkt.

• Datum und Uhrzeit der Krankmeldung festhalten.
• Gemeldeten Beginn und voraussichtliche Dauer dokumentieren.
• Erforderliche ärztliche Feststellung und vereinbarte Nachreichung erfassen.
• eAU-Abrufe, Fehlermeldungen und Kontakte mit Krankenkasse oder Beschäftigten speichern.
• In einer Abmahnung nur den konkret belegten Pflichtverstoß benennen, nicht pauschal eine fehlende eAU unterstellen.

Eine Abmahnung muss den tatsächlichen Verstoß präzise beschreiben. Formulierungen wie „keine Krankmeldung eingereicht“ sind problematisch, wenn im konkreten Verfahren gar keine Papierabgabe geschuldet war. Rechtssicherer ist die Darstellung, wann die Arbeitsunfähigkeit hätte gemeldet werden müssen, wann die Mitteilung tatsächlich erfolgte und welche Aufforderung unbeachtet blieb. Bei Zweifeln sollte vor einer Sanktion arbeitsrechtlicher Rat eingeholt werden.

Entgeltfortzahlung und Fristenwahrung im Monatsabschluss absichern

Steht der Abrechnungslauf bevor und liegt noch keine verwertbare eAU vor, muss der Betrieb zwischen dem Grundsatz der Entgeltfortzahlung und dem Schutz vor unberechtigter Zahlung abwägen. Bei erfüllten Voraussetzungen besteht grundsätzlich Anspruch auf Fortzahlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts für bis zu sechs Wochen beziehungsweise 42 Kalendertage. Voraussetzung ist unter anderem, dass das Arbeitsverhältnis bereits mindestens vier Wochen bestanden hat und die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich vorliegt.

Eine vorläufige Weiterzahlung kann sachgerecht sein, wenn die Krankmeldung rechtzeitig erfolgt ist, ein plausibler Zeitraum besteht und lediglich die elektronische Rückmeldung verzögert ist. Ein vorschneller Gehaltseinbehalt kann dagegen zu Nachzahlungsansprüchen, Verzugsrisiken und Konflikten führen. Umgekehrt darf die Entgeltabrechnung nicht dauerhaft ohne Prüfung weiterzahlen, wenn der Beschäftigte seine Mitteilungspflichten nicht erfüllt oder der Anspruchszeitraum unklar bleibt. Entscheidend ist eine dokumentierte Einzelfallentscheidung mit späterer Korrekturmöglichkeit.

• Bei vorläufiger Zahlung den offenen Prüfstatus im Abrechnungssystem kennzeichnen.
• Nach Eingang der eAU den Zeitraum, Erst- oder Folgebescheinigung und die Sechs-Wochen-Grenze prüfen.
• Erforderliche Korrekturen im Folgemonat nachvollziehbar abrechnen und mit einem internen Prüfvermerk versehen.
• Bei einer Zurückhaltung der Zahlung den Grund, die Aufforderung an den Beschäftigten und die gesetzte Frist dokumentieren.

Korrekturabrechnungen sollten nicht lediglich durch eine manuelle Änderung des Nettobetrags erfolgen. Die Personalakte und das Abrechnungssystem müssen erkennen lassen, welche Abrechnung ursprünglich erstellt wurde, welche Information später einging und warum eine Nachberechnung oder Rückrechnung vorgenommen wurde. Das ist besonders wichtig bei beitragsrechtlichen Auswirkungen, Steuerkorrekturen und Rückfragen im Rahmen einer Prüfung.

Für kleinere und mittlere Unternehmen ist außerdem das U1-Verfahren relevant. Umlagepflichtige Arbeitgeber können unter den gesetzlichen Voraussetzungen einen Teil der Aufwendungen für Entgeltfortzahlung von der Krankenkasse erstattet bekommen. Eine verzögerte eAU kann den Erstattungsantrag praktisch erschweren, beseitigt den Anspruch aber nicht automatisch. Die Voraussetzungen, Fristen und Nachweise sollten mit der zuständigen Krankenkasse und dem Abrechnungsdienstleister abgestimmt werden. Präventiv helfen eine Betriebsvereinbarung oder interne Richtlinie, die Meldewege, Ansprechpartner, Erreichbarkeit und das Vorgehen bei technischen Störungen festlegt.

So schaffen Personalabteilungen dauerhafte Rechtssicherheit bei eAU-Ausfällen

Ein stabiler Prozess ist wirksamer als eine spontane Einzelentscheidung. Personalabteilungen sollten die eAU als Zusammenspiel mehrerer Verantwortlicher organisieren: Beschäftigte melden die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich, Arztpraxen übermitteln die medizinische Feststellung, Krankenkassen stellen die Daten bereit und die Entgeltabrechnung ruft sie korrekt ab. Fällt ein Glied aus, braucht der Betrieb einen dokumentierten Ersatzweg, ohne vorschnell arbeitsrechtliche Konsequenzen zu ziehen.

1. Eine zentrale Arbeitsanweisung mit Meldewegen, Abrufzeitpunkten und Eskalationsstufen erstellen.
2. Stammdaten regelmäßig prüfen und Änderungen der Krankenkasse zeitnah übernehmen.
3. Fehlermeldungen mit Datum, Uhrzeit, Zeitraum und Bearbeiter protokollieren.
4. Beschäftigte klar darüber informieren, dass die unverzügliche Krankmeldung weiterhin Pflicht ist.
5. Vor jedem Gehaltseinbehalt prüfen, ob tatsächlich eine Pflichtverletzung oder lediglich eine technische Verzögerung vorliegt.

Auf einen Blick gilt: Die fehlende eAU ist zunächst ein Prozesssignal, kein fertiges arbeitsrechtliches Urteil. Wer technische Ursachen prüft, angemessene Wartezeiten einhält, den Beschäftigten einbezieht, die Krankenkasse rechtzeitig kontaktiert und alle Schritte dokumentiert, reduziert Risiken bei Entgeltfortzahlung und späteren Prüfungen deutlich. Klare interne Kommunikationswege und eine standardisierte Entscheidungsmatrix schaffen dabei die notwendige Sicherheit für Personalabteilung, Führungskräfte und Entgeltabrechnung.